为了加强我院档案工作的业务建设，有效地保护和利用档案，不断提高科学管理水平，逐步实现档案管理工作的规范化、电子化，更好地为领导提供决策和为审判工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》以及最高人民法院关于档案管理的有关规定，特制订本制度。

一、本院综合档案室统一管理全院的文书档案、诉讼档案、财会档案以及基建等其他档案。

　　二、本院由院长、办公室主任、档案员、各庭、科、室内勤（兼职档案员），组成档案管理网络。

　　l、院长全面负责本院档案工作。

　　2、办公室主任具体负责本院档案工作。

　　3、本院档案管理网络在综合档案室指导下开展工作和有关业务活动。

　　4、综合档案室在办公室的领导下开展工作。　　

三、综合档案室的工作职责：

1、认真执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规，以及上级档案管理部门对档案工作的有关规定、办法。

２、负责制定本院档案工作计划和档案管理的规章。

３、集中统一管理全院各类档案，积极提供利用，为各项工作服务。

４、对全院各类档案的整理、编篡、归档工作实行指导、督促、检查。

５、切实落实诉讼档案结案后三个月内归档的规定，对逾期未归的档案进行催归。

６、定期组织档案管理网络人员学习、交流、组织检查评比活动，不断提高网络人员的业务水平和管理水平。

７、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

四、本院各职能部门的档案工作职责：

1、应把档案工作列入本部门的工作范围，明确专人管理，对制度实施的情况要定期检查、督促，并不断加以完善。

2、应将工作中形成的各种文件和材料，进行收集、整理和归档。凡属归档的各种文件和材料，都要归档，任何部门和个人均不得占为私。

3、严格按照法院综合信息系统内容要求填写，实现各类档案的电子化。

4、严格按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《人民法院行政文书立卷归档办法》、《会计档案管理办法》等规定，认真做好各类材料的整理归档。并按规定时间移送至综合档案室，并做好登记造册，办好交接手续。

五、专职档案员的职责：

1、努力学习、宣传、贯彻、执行《档案法》，热爱档案工作，忠于职守、遵守纪律，钻研业务，胜任本职工作。

2、负责统一管理本院的全部档案，按时收集诉讼档案和各种门类、载体的文件、材料、图表、帐册等，按规定对文书、会计、诉讼档案的立卷时间、归档要求进行检查、督促，严格接交手续，把好质量关。

3、负责将档案资料输入计算机，实现归档、查询、调卷、统计的计算机化。

4、及时做好整理、编目、保管、鉴定、利用和编研工作。

5、办理档案借阅、编制必要的检索工具和参考资料，积极开展档案利用工作并做好利用典型事例汇编。

6、严格执行档案工作各项规章制度，切实做好档案的日常管理和保护工作，定期检查档案，并做好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，确保档案的安全。

7、对违反《档案法》和本院档案工作制度的行为必须予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报请批准后执行。

六、档案员的职责：

1、负责收集本部门的案件材抖、表格和有关材料，装订成卷，在归档期限内向档案室移交。

2、负责登记和保管本部门暂存和留存的文件，经常进行整理，防止丢失。

3、督促本部门人员贯彻执行《档案法》。

七、立卷归档制度：

1、本院在各项活动中形成的具有参考利用价值的并已处理完毕的文件材料均应归档。

2、归档材料由档案员编制移交清单，按时向档案室移交。

3、归档时间，文书档案应在次年六月底前整理立卷完毕，移交档案室；诉讼档案应在案件结束后的三个月内整理立卷完毕移交档案室。

4、归档要求：

（1）归档的文件和材料，必须按照立卷归档范围，将应归档的文件、材料（包括照片、声像等载体）收集完整、系统、成套。

（2）归档的文件和材料必须是原件，正式文件应附发文稿。

（3）归档的文件和材料必须正确反映本单位在开展各项活动中的真实情况和历史过程；文件材料必须层次分明，保持它们之间的历史联系，符合其形成的规律和联系。

（4）归档文件材料，必须使用蓝黑或碳素墨水书写，字迹工整、图表清晰、数据准确、责任者明确，年、月、日完整，留出装订线。禁止使用圆珠笔、铅笔、彩色笔、红墨水、复写纸书写。

（5）案卷标题应简明确切并注明保管期限，以便于保管利用。

（6）装订卷宗要拆除卷内金属物，保持材料四条边取齐，装订要结实、整齐；诉讼卷要有书记员贴封盖章。

（7）归档的案卷必须编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。

八、档案的整理：

l 、档案室在收到各职能部门归档卷宗后，要及时分类等级入册，按分类编号进行编写，划分密级，确定保管期限，编制案卷目录等。

2、本院行政文书分类根据最高人民法院有关规定按其内容分八类，即：综合类、审判业务类、司法行政类、党群工作类、人事管理类、秘书档案统计类、财务及机关行政事务管理类、其他类。

3、档案质量要求统一按照“机关档案工作业务建设规范”等文件执行，案卷的排列及案卷目录的抄写；按永久、长期、短期编制流水号。

4、诉讼档案的质量要求及排列顺序按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》执行。

九、档案的保管：

1、档案库房由档案员专职管理，其他人员未经允许，不得擅自进入。

2、库房内档案存放密集架应统一编号，标明存放档案的年度和案卷的起止号，案卷排列应从左至右，自上而下。并绘制库房内案卷存放示意图，便于迅速查找。

3、库房内不得堆放杂物，严禁烟火及存放食品、易燃、易爆、易腐蚀等物品。

4、做到防盗、防光、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温等。  

5、库房内应保持适宜的温湿度，档案员应每天注意观察，做好温湿度记录。

6、档案员除日常管理好档案外，要定期对库藏档案的保管状况进行全面检查核对，做好检查记录，发现问题要及时向分管领导汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。

7、定期检查八防器材的质量，并及时更换；下班前要认真进行安全检查，切断库房内的电源。

8、档案室应建立全宗卷，积累和存储本院案卷的立卷说明，分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录，全宗介绍等材料。

十、档案的利用：

（一）借阅档案需填写《档案借阅单》，办理借阅手续。各类档案应在阅卷室内阅看，不得带出阅卷室，确因工作需要借阅的，应办理借阅手续。

1、本院工作人员借阅档案

（1）借阅诉讼档案、照片档案，须经借阅人所在部门负责人审批，除该案承办人外，其他人员一般不得借阅副卷。

（2）借阅一般行政文书档案，须经分管院长审批。

（3）借阅院党组会、院长办公会、审委会讨论记录及会计档案，须经院长审批。

（4）借阅、复制涉密内容的档案，须经院长或院保密办公室负责人审批。

（5）声像档案一般不得外借，确因工作需要借调的须经分管院长审批，并在原制作者的指导下使用。

（6）借阅基建档案须经分管院长审批。

（7）利用档案者，只能阅览本人所需内容，不得超出查阅范围。

（8）上级人民法院调档应根据调档函件填写登记册，以机要件发出，或专人递送。

2、党委、人大和司法机关借阅档案

（1）上级或同级党委、人大、纪检、监察部门可以借阅法院档案。

（2）检察机关凭抗诉决定书，公安机关、国家安全机关凭说明借阅诉讼档案用途的单位介绍信和经办人工作证，可以查阅人民法院相关案件诉讼档案的正卷。

（3）上述机关因特殊情况需借阅诉讼档案副卷或者将档案借出的，须经院长批准。

（4）查档人员必须爱护档案材料，维护档案的本来面貌，严禁涂改、注字、拆卷、撕页、剪裁、摘抄的材料不准增、减字句和加写任何自己的观点、意见或说明。对违反档案法情况的要及时追查处理。

3、受委托律师查阅档案

（1）受委托律师凭当事人的委托书、律师证可以查阅相关案件的诉讼档案正卷。

（2）摘抄、复制诉讼档案卷内材料、须经案件主审法官同意，一般摘抄、复制的材料仅限于判决书、裁定书、调解书等结论性材料，其他材料原则上不准摘抄和复制。

　　4、外单位查阅档案应持有县、团级以上（本县区的应持乡、街道办事处以上）介绍信及本人工作证，经批准方可查阅。涉及国家机密、个人隐私和对社会不良影响的案卷不得查阅。

（二）档案的借阅期限

1、行政文书档案、照片档案、声像档案借阅期限为10天，至迟不得超过15天。

2、诉讼文书档案借阅期限为3个月，到期如仍需继续使用的，须携带所借案卷到档案部门办理续借手续。

十一、档案的统计、鉴定和移交制度

1、档案室要定期进行库藏的清理核对工作，做到清册与卷数相符，及时准确编制档案工作情况、统计年报上报有关部门。

2、档案室应及时对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员情况进行准确的统计。

3、档案室应根据国家有关的档案保管期限的规定，结合本院工作的实际情况，定期对档案进鉴定，准确地制定档案的存毁方案。有关各类档案的保管期限按照《人民法院诉讼档案保管期限的规定》实施。

4、本院的档案鉴定工作由院档案鉴定小组按照有关规定具体负责实施。

5、档案鉴定小组对收集的文件材料首先要进整理鉴定，剔除无保存价值的材料，以确保档案的质量。

6、对鉴定后需剔除的文件材料，必须逐件认真反复查对，以免发生误剔。

7、对应销毁的文件要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经档案鉴定小组集体审核，形成档案销毁决定，送院长审查批准后报上级法院和同级档案行政管理部门备案。一年期满后无影响销毁的事由发生，方可正式销毁档案。销毁文件时，应由两人监销，并在销毁清册上注明销毁日期、地点，监督人亦应签名、盖章；销毁后报上级有关部门备案，并将销毁过程中形成的各种材料按行政文书档案要求立卷归档，永久保存。

8、本院的文书和各职能部门形成的部门档案，应按规定及时向档案室移交。档案室对院各职能部门移交的档案应履行如下手续：（1）移交的档案要逐一清点，做到帐物、名称、数量相符；（2）交接人应在移交清册上签名盖章。

9、按上级有关规定，凡属向地方档案部门移交的档案，应严格按照要求移交。移交时，双方应在移交清册上签名盖章，移交清册应当归入全宗卷和有关档案。

十二、档案保密

1、健全档案保密组织，做到领导、组织、人员落实、机关文件及材料要及时登记、传阅、催办和归卷，做到文件材料不泄密，不错漏，不积压，不遗失。

2、本院干警必须严格执行《保密法》，严格保密纪律，增强保密意识，自觉维护党和国家机密的安全。凡借阅的各种档案必须妥善保管，

3、非档案室工作人员不得擅自进入库房，借阅档案应在指定地阅卷。

4、因工作需要，摘录或复制带有密级的案卷，须经分管领导和有关部门同意。

5、档案管理人员必须坚守岗位，提高警惕，遵守纪律，切实履行的职责，不得随意扩大借阅范围，严禁擅自抄录、复制档案内容传递他人。对借出的档案材料，应做到及时催卷，及时归卷，使档案材料不遗失，不泄密，以保证正常的工作秩序。

6、每年对档案工作进行一次保密大检查。

十三、诉讼文书立卷归档办法

（一）各类诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政、执行等案件类别，按年度、一案一号的原则，单独立卷。案件从收案到结案所形成的法律文书、公文等都使用收案时编定的案号。

（二）各类诉讼文书必须按规定使用标准的办公纸，并用毛笔、钢笔（用墨汁或碳素、蓝黑墨水）书写（或用打印机打印）、签发。

　　各类诉讼文书，应按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。

　　诉讼文书立卷归档工作列为审判庭岗位责任制内容之一，由承办书记员负责收集、整理立卷，承办审判员和庭长负责检查卷宗质量，并监督承办书记员按期归档。

　　执行庭的卷宗在执行结案装订完毕后，按规定送档案室单独归档。

（三）入卷的诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导人批示的材料除外），重份的材料一律剔除，本院的判决书、裁定书、调解书可保留三份，装入证物袋内备用，并在证物袋上注明。

（四）诉讼文书材料经过系统排列后，要逐页编号，页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角，反面有文字的也要编号，其号码编在左上角。一页上粘有多张小纸的，每张小纸上应分别按顺序编号，或在纸张的下面由承办人注明粘贴小纸的份数，编一个页码。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。

（五）卷内目录应按诉讼文书材料排列顺序逐件填写，一份诉讼文书材料编一个顺序号。

（六）卷宗封面、卷内目录、卷宗封底、证物袋要用毛笔或钢笔按规定项目逐项填写齐全，字迹要工整、规范、清晰，结案日期填写宣判日期（调解结案填写当事人签收调解书之日期）。

（七）卷宗装订前，要对诉讼文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或退色的要修补、复制，订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸，纸张过大的材料要修剪折叠，加边、加衬、折叠均以标准的办公纸为准，对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。外文及少数民族文字材料应附上汉语译文。圆珠笔书写或传真的材料应附复印件，需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉，文书材料上的金属物必须剔除干净。

（八）每卷的厚度以不超过十五毫米为宜。材料过多的，应按顺序分册装订。

（九）卷宗必须用线绳三孔一线装订，长度以卷皮上印刷的标记为准，并在卷底装订线结扣处粘贴封志，由立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。

（十）凡能附卷保存的证物均应装订入卷，无法装订的可放入证物袋，并在证物袋上标明证物名称、数量、特征、来源，不便附卷的证物应拍照并附卷。

（十一）随卷归档的录音带、录像带、照片等声像档案材料，按《人民法院声像档案管理办法》的规定办理。

（十二）案件审、执结后即由承办书记员应在认真检查全案形成的文书材料是否收集齐全的基础上，剔除与本案无关的材料、补齐遗漏短缺的材料，按照本规定排列整理装订，并由承办审判员和庭长负责检查卷宗质量，合格后，由承办审判员按法院综合信息系统要求填写结案卡片与归档卡。各业务庭内勤将卷宗移交审监庭评查。评查结束后由各业务庭内勤编写归档清册一式二份，在案件审、执结后三个月内向档案室移交归档，接收人要逐卷检查验收，卷宗质量不符合本办法要求的，应退回立卷单位重新整理。

（十三）凡诉讼档案，应严格按照法院综合信息系统的要求完整填写有关内容，并按本院的规定严格考核。

（十四）已经归档的卷宗不得从卷内抽取材料，确需增添诉讼文书材料的，应征得档案管理人员同意并报院长批准后按立卷要求办理。

（十五）诉讼文书材料的排列，各类案件中诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是按照各自所应遵守的诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。